[開公司系列] 中小企業記帳軟體的選擇
在開始個人工作室之後，一開始大多是用Excel或是流水帳來做帳務上面的紀錄
但是隨著專案的進行與客戶的增長，一定會漸漸遇到收款的問題
林小狗這次想要分享過去在選擇記帳軟體的時候後，看中的優缺點與困難
誰適合閱讀這篇：
- 常常搞不清楚錢到底有沒有收到的人
- 因為收款票期，覺得金流帳務很混亂的人
- 開立個人工作室，採專業服務類型的企業
- 覺得Excel有極限，難以維護的人
- 覺得Google sheet 維護上，一遇到團隊運營就崩潰的人
- 想要確認公司現金流量多寡，並且了解現金與資產比例的人
這篇文章只能拿來參考的對象：
- 零售業，或是要有存貨與庫存的公司
- 國貿商，有進出口貿易的公司
林小狗在公司財務報表上曾經遇到過的問題：
- 記帳格式與會計項目：
- 覺得使用Google sheet很麻煩，因為不但要自行設定欄位，還要管理格式，然後又不清楚帳務該怎麼紀錄比較清楚
- 營所稅與營業稅傻傻分不清，因為這些稅要常常改記帳報表的窘境
- 營業收入部分：
- 忘記發票到底開多少，導致對帳的時候也不知道該怎麼對的情況
- 不會寫發票，一張張寫，寫三張就花一天的頭痛經驗
- 薪資與勞務支出：
- 看到勞保，健保，勞退就覺得很頭痛，可以學也覺得學得會，但是就是頭痛痛 😄
- 保險的自付額與公司負擔額算不清楚，導致每個月給的薪資都有誤差的情況
- 記帳事務所的支出，其實是勞務所得，但是一開始不清楚的時候，擅自給記帳士費用加上5%
- 不會寫勞務報酬單，花了一天多在查格式與法規
- 單筆勞務報酬超過20,000，就要預繳二代健保費用，結果寫錯外，簽單的人也不會，兩邊都很頭大
- 應收帳款與應付帳款
- 忘記給供應商錢，結果被罰款
- 客戶款項只有付部分，因此帳務很難被紀錄清楚
- 客戶忘記給錢，林小狗也不知道，好在半年後有發現
- 銀行手續費不知道該認列在哪裡
- 收到款項，但是款項有漏，只是不知道是哪張發票有漏...
- 對錯帳，結果少收一個月，對方也不提🙉
- 每次都忘記認列勞保健保勞退費用到帳務上，所以收支從來沒有平衡過
- Invoice應要認列花費，結果要繳20%當作稅務的慘痛經驗
這問題到現在只有繼續新增，絕對沒有處理完的一天哈哈哈😂，這也可以體會為什麼最後決定要有記帳系統的支援，而且系統好不好用有多麼的重要。
針對這些問題，從2017 - 2019年換過不少工具，大部分都只能處理部分問題後，就又發現不足的地方，然後就有換系統。到2020年03月為止，目前留存在Nextrek這套軟體上面，還要繼續觀察會停留多久呢哈哈哈哈哈。
曾經採用過的公司記帳工具：
- Google Sheet
- 好處：不用錢
- 壞處：太自由了，沒專業知識，只會越記越心虛
- Ragic
- 好處：
- 有預先設定好的範本
- 能夠介接電子發票系統，而且價格挺漂亮的
- 月付版只能刷卡，不開發票，要發票要另外年付
- 壞處：
- 範本一定會有需要客製化的時候，那時候有多複雜就有多複雜～～～
- 對於非資訊背景的人來說，學會使用就有一定門檻
- 客服的回覆基本上沒啥用
- Quick book
- 好處：
- 都是英文，覺得自己很國際化！？
- 報表功能很完善，帳款天期，損益表可以照想要的方式切割很有效率
- 可以快速的處理發票明細，並附上公司相關資訊，顯得很專業
- 支援手機APP
- 有專案的概念，方便各大專案認列成本與收益
- 有第三方應用程式市集，方便擴充想要的功能
- 價格相當的親民
- 有附上外部財務人員可以登入的帳號設定
- 能自動化每月的固定支出（租金，薪資等）
- 台灣的發票號碼只能記錄在備註欄位
- 財務上的三張表格，能夠對應上自己想看的向度，自由性相當高
- 如果介接Shopify，這套是首選
- 壞處：
- 對於小型創業者，沒有財務背景之下，有點太複雜。稅務的部分（營所&營業稅）需要自己去做設計。
- 手續費的處理好像複雜很多，至今還找不到解法
- 付款天期與發票開立天期有間隔，所以常常忘記要去攤平應收帳款的工作
- 代墊項目的處理複雜非常非常的多
- 薪資項目的自動化處理方式相當複雜
- 都是英文，會計科目看不懂啊
- 都是英文，想問客服也問不精確啊
- 都是英文，讀完操作與會計說明後，會覺的這時間應該有更有價值的事情要做
- Nextrek
- 好處：
- 有中文教學，大部分的帳務紀錄都已經算清楚了
- 客服回的速度算快，不知道該紀錄為什麼會計科目的時候，客服會幫忙想
- 對於資金的進出紀錄，管理面很有幫助
- 能夠清楚列出每個人的代墊金額
- 能夠分類所有的銀行帳戶資金水位
- 可開發票
- 壞處：
- 價格比quickbook 高了些
- 基礎版本只有兩個人能登入，人數偏少
- 報表功能比quickbook弱許多
- 尚不能結合電子發票整合
- 沒有財務報表（ROE, 負債比, OCF...etc）
- 鼎新
- 好處：
- 結合電子發票
- 壞處：
- 太專業了看不懂
- UI 不好看